Fra tilretteleggingen, der det er klare prosedyrer som skal følges når de klargjør for skanningen. Fra venstre: Joakim Kjelstad, Vibeke Grundstrøm, Oddrung Stormo, Astri Jakobsen, og foran f.v. Marte Erlandsen og Hans Jørgen Røssvoll.

Superskannerne i OpusCapita

12 april, 2014 21:24

 

Fra tilretteleggingen, der det er klare prosedyrer som skal følges når de klargjør for skanningen. Fra venstre: Joakim Kjelstad, Vibeke Grundstrøm, Oddrung Stormo, Astri Jakobsen, og foran f.v. Marte Erlandsen og Hans Jørgen Røssvoll.

Fra tilretteleggingen, der det er klare prosedyrer som skal følges når de klargjør for skanningen. Fra venstre: Joakim Kjelstad, Vibeke Grundstrøm, Oddrung Stormo, Astri Jakobsen, og foran f.v. Marte Erlandsen og Hans Jørgen Røssvoll.

Snart er vi midt inne i selvangivelsestida. OpusCapita i Mo Indu-stripark merker det langt mer enn de fleste andre. De skal skanne en halv million i løpet av kort tid.

– Bedriften har hatt dette oppdraget for Skatteetaten siden vi startet med et pilotprosjekt i 2009. Da var det et begrenset volum, fra kun en del av Norge.

Fra 2010 hadde vi Skatteproduksjonen i full skala i tre år. Kontrakten ble reforhandlet, og nå er vi inne i det andre året i en treårskontrakt. Vi har også opsjon på et fjerde år, noe som det er vanlig at Staten benytter seg av. Etter det må skatteetaten gå ut igjen å legge oppdraget ut for nytt anbud, forteller daglig leder Geir Bonsaksen ved OpusCapita AS.

I 2010 var det et omfang på 700.000 selvangivelser som ble skannet. I år regner de med at dette er redusert til 500.000. Reduksjonen skjer fordi flere og flere leverer inn selvangivelsen på nett, samtidig som det har blitt en del forenklinger i systemet.

Bonsaksen sier dette er et skreddersydd prosjekt for dem, og det er ikke så lett å ta over det for andre.

– Vi har i tillegg konkurransedyktige priser, og vi håper på å kunne fortsette dette framover, sier Bonsaksen.

Det er 36 fast ansatte ved OpusCapitas avdeling i Mo Industripark, med 15 menn og 21 kvinner. I disse dager har ”skatteproduksjonen” startet for i år, og da er det engasjert 20 midlertidig ansatte, både menn og kvinner.

– Det er ei fin gruppe som er godt motiverte for å gjøre en god jobb, sier han.

Noen av de 20 har deltatt tidligere år, og de går da inn i normal produksjon for at ordinært ansatte kan gå inn i skatteproduksjonen som arbeidsledere og i nøkkelfunksjoner. Dette startet den siste uka i mars, sier han, og legger til at det har fungert bra med midlertidig økning av staben i forhold til fast organisasjon, der de har denne gruppen inne i en kort periode av året.

– Vi har også erfaring i å planlegge og gjennomføre dette gjennom flere år, og vi arbeider for å bli stadig bedre på gjennomføringen av prosjektet.

Det er en intensiv prosess, der vi har søknadsfrist 7. mars, og der de første begynte 2. april. Vi hadde over 60 søkere til de 20 stillingene, der det var noen som hadde vært med tidligere. Det er også litt forskjellig bakgrunn på de som ansettes, blant annet noen studenter, sier Bonsaksen.

Han forteller også at rekrutteringsprosessen fører til at de skal gjennom mange jobbintervju, mange referanser skal sjekkes, og så skal de velge ut de som skal ansettes.

– Det gikk bra i fjor, og det gjør det nok i år også, sier han.

Teknisk fagansvarlig Roger Mikkelsen ved skanneren. Skanneroperatøren kjører to skannere samtidig.

Teknisk fagansvarlig Roger Mikkelsen ved skanneren. Skanneroperatøren kjører to skannere samtidig.

 

Logistisk utfordrende

Det er en omfattende aktivitet for å gjennomføre Skatteproduksjonen, og dette omfatter 3 millioner ark som skal skannes. Det største trøkket er fra 15. april til 15. mai, med en klart topp i forsendelser de to første dagene i mai. I år vil det bli 2. og 5. mai.

– Vår frist er at vi skal være ferdig 20. mai. Da skal alt være ajour.

Arbeidsoppgavene er klare og vi vet hva vi skal gjøre. Det er bare å brette opp ermene! sier Bonsaksen.

Først mottar de selvangivelsen fra Posten og tilrettelegger det for skanning. Ved postmottaket gjennomgås alt, og de sjekker at det er riktig dato, samt at det skrives inn mottaksdato.

Så arkiveres selvangivelsene i et bufferlager, slik at når de senere mottar det store antallet så kan de senere ta dem ut kronologisk etter mottaksdatoen.

Neste ledd i produksjonen er klargjøring. Her er det klare prosedyrer som skal følges, gitt av Skattedirektoratet, og ut fra egne behov i den interne produksjonsflyten. Det er her det tilrettelegges for skanning. Om en selvangivelse har mange vedlegg, for eksempel i form av en plastpose med kassalapper, så må dette limes opp på nye ark for å kunne skannes.

Alle dokumenter må behandles ut fra at dette er sensitivt materiale, med taushetsplikt og rutiner for oppbevaring og behandling.

– Vi har egen alarmsone, og vi har også avtale med vaktselskap, forteller Geir Bonsaksen.

Tredje fase i jobbutførelse er den datamessige behandlingen. Sentralt i denne fasen er systemutvikler og prosjektleder Roar Eliassen.

– Dokumentene går gjennom et tolkeprogram der de forskjellige dokumentene blir gjenkjent, som for eksempel de forskjellige sidene i selvangivelsen. Deretter leses informasjonen fra siden, ut fra hva siden er gjenkjent som, sier Eliassen.

Det er fortløpende skanning, i en strøm, der dokumentene skannes på begge sider i en og samme operasjon, og med maskinell gjenkjenning. Her sier systemet fra når det kommer en ny selvangivelse.

– Vi har også system for å angi at det kommer spesielle dokumenter, understreker Roar Eliassen.

Han sier at de også har rutiner for om det maskinelle systemet skulle svikte, slik at manuelle systemer kan ta over.

– Det skjer hvis noe for eksempel er ulogisk, som om man har ei førsteside, men ikke ei fjerdeside. Da går man over til manuell verifisering, sier han.

Den andre delen er en innholdsmessig verifisering. Ved feil, som for eksempel feil ved fødselsnummeret, vil behandlingen stoppe. Ugyldige fødselsnummer kan ikke leveres videre, og for disse dokumentene blir det sendt inn rapport videre til skatteetaten.

OpusCapita har ingen saksbehandling av selvangivelsene, og de foretar heller ikke korrigeringer av data. Dette skal saksbehandlerne i skatteetaten gjøre, og de får overført de skannede dokumentene for slik innholdsmessig behandling. Dette utfører dette helt uten papirene, kun fra de skannede dokumentene.

Han forteller at den visuelle kontrollen som de utfører er disse to stegene. Mye flyter imidlertid rett gjennom fra skanning, og direkte over til skatteetaten.

Opus Capita har også egne kontroller på at egne felt er i orden, uten logiske mangler eller mangel på informasjon.

– Det er egenutviklede verifiseringsverktøy som benyttes, basert på standard programvare. OpusCapita har to som jobber i systemutviklerfunksjon, og to som jobber med konfigurering av systemet.

Vi jobber også kontinuerlig for å løfte kompetansen internt hos våre ansatte. Det er en klar fordel med folk som kjenner bedriften og de utfordringer og problemområdene som kundene har, sier prosjektleder Roar Eliassen.

Andre oppdragsgivere

– Dette er helt tydelig en produksjonsbedrift. Vi produserer elektroniske data og tjenester, og vi har en strømlinjeformet organisasjon i forhold til å gjøre dette, sier Geir Bonsaksen.

Han forteller at kundemassen for OpusCapita kan deles i to, der tre fjerdedeler av oppdragene er fakturaskanning. Annen skanning utgjør en fjerdedel. I den siste gruppen utgjør skatteproduksjonen en stor del.

På fakturaskanning er NorgesGruppen en stor kunde. Antall dokumenter er like høy som for hele produksjonen av selvangivelser, men her er det mer e-postforsendelser og langt færre ark per dokument.Blant annet er det 1,8 sider i gjennomsnitt per faktura som skannes, mens det i skatteproduksjonen er 6 sider i gjennomsnitt per skanning.

Av andre større kunder er NAV, som var den første oppdragsgiveren deres på skanning.

– Vi begynte med skanning av papirkort, og det holder vi fortsatt på med. De var ute en periode og har nå kommet tilbake med dette oppdraget til oss.

I starten hadde vi et bredere produkt- og tjenestespekter for NAV. Nå er print flyttet til avdelingen i Oslo, og applikasjonsvedlikehold for meldekort har opphørt, sier Bonsaksen.

Raske omstillinger

Det har vært betydelige omstillinger av virksomheten etter at bedriften vokste ut av EDB-avdelingen ved Norsk Jernverk under omstillingen for 25 år siden. Fortsatt jobber to av de ansatte som var med den gang.

De har hatt et langvarig samarbeid med skatteetaten, og første gang var i 2000, da de fikk oppdrag knyttet til skanning av merverdiavgiftsoppgaver.

– Da var det et intensivt arbeid annen hver måned. Den gang hentet vi også inn midlertidig ansatte via rekrutteringsbyrå. Noen av våre ansatte ble også rekruttert inn i bedriften gjennom dette, forteller han.

Den raske teknologiske utviklingen fører også til raske omstillinger innenfor denne bransjen, både knyttet til produkter og tjenester, og til organisasjon. De teknologiske utfordringene er store, blant annet fordi nye elektroniske systemer gir lekkasje fra eksisterende produktspekter.

– Vi har lekkasje på to områder på våre tjenester knyttet til skanning av faktura. Den største er til overgang til å sende faktura på e-post. Dette møter vi med at vi tilbyr våre kunder å sette opp et helautomatisk mottak av fakturaer per e-post på deres vegne. Deretter går de inn i ordinær produksjon hos oss. Datafangst og kvalitet blir da den samme som for ordinære fakturaer. Avlevering til kunde blir da gjennom samme kanal som fakturaer mottatt per papir, sier Geir Bonsaksen.

I august 2012 ble 12 prosent av faktura behandlet hos OpusCapita mottatt per e-post. I februar i år var dette økt til 32 prosent.

Det andre området de har lekkasje er fra papir til digital faktura. Staten har nå etablert EHF-formatet, et heldigitalt format. Det gjør at mye fakturering skjer via egen sentral.

– Her har vi laget vårt eget mottakspunkt, der vi kan betjene kunder som ikke har tilkobling eller mulighet til å lese inn elektroniske fakturaer i sine systemer.

Vi tilpasser og videreutvikler alle systemer for kunder, ut fra den tekniske utviklingen. Og den skjer svært raskt på dette feltet.

Vi vil ha et godt forhold til kundene i et langt perspektiv. Derfor prøver vi å tenke hva markedet har behov for og hva vi ønsker, slik at vi kan finne løsninger som vi kan tilby  kundene våre, sier Bonsaksen.

Han mener de helt sikkert vil merke stor lekkasje til elektroniske tjenester framover. Det har vært spådd skal komme l 15 år, og derfor må de forvente at det snart kommer.

Bonsaksen viser til at dette har vært en utfordring for e-fakturaen i alle år.

– Formatene er der. De store virksomhetene har laget eget oppsett for direktebehandling, og de har råd til det. De mindre har ikke råd til det, og de må kjøpe tjenesten via andre leverandører. Derfor kan vi bidra her.

Vi har leveringskanalen, og vi er oppkoblet mot EHF-sentralen. Vi tilpasser og utvikler systemet for å tilby tjenestene ut til kundene, og vi lanserte en ny tjeneste her på slutten av 2013. Oppkobling for kundene skjer raskt, og de sparer tid de kan bruke på å tjene på egen virksomhet, sier Bonsaksen, som forventer mange flere endringer i hans bransje framover.

– Vi har vist at vi har rett til å være i markedet, gjennom omstilling og videreutvikling av tjenestetilbudet, ut fra nye behov og krav.

Vår fordel er at vi har en relativt effektiv produksjon, med gode strukturer i bunnen av virksomheten. Vi vil fortsatt være en viktig og dyktig leverandør framover, avslutter daglig leder Geir Bonsaksen i OpusCapita AS.

Opus Capita er en produksjonsbedrift, og det krever fagkompetanse og ansvar hos de ansatte for at bedriften skal ha den effektiviteten som kreves for fortsatt å være lønnsom.

Les artikkelen i pdf-format:

GSnr2_side14_2014

GSnr2_side15_2014